Klantenservice & backofficeondersteuning
Klantenservice en backofficeondersteuning naast specialistisch werk
Specialistische teams werken vaak het best met betrouwbare dagelijkse ondersteuning om zich heen. Waar het bij uw organisatie past, kan hetzelfde teammodel ook klantcontacten en backofficetaken verzorgen.
De uitdaging
Routinecontacten en administratie moeten nog steeds juist en op tijd gebeuren. Door ze naast specialistisch werk af te handelen, blijft kennis in één team en voorkomt u onnodige overdrachten.
Typische scope
- E-mail, telefoon, tickets en chat
- Vragen over bestellingen en boekingen
- Caseadministratie
- CRM-updates
- Ticketsortering
- Workflowopvolging
Verantwoordelijkheden en grenzen
Ons team verzorgt
- Contacten en taken afhandelen binnen de afgesproken scope
- Dagelijkse begeleiding en planning
- Cases documenteren in uw systemen
- Uitzonderingen escaleren naar uw aangewezen eigenaren
U behoudt
- Klantbeleid, terugbetalingen en coulanceregels
- Beslissingen buiten de afgesproken bevoegdheid
- Het verlenen en intrekken van systeemtoegang
- De eindverantwoordelijkheid voor financiële transacties
Zo verloopt de onboarding
We trainen het team op uw producten, processen en systemen met uw materialen en input van uw experts. De start volgt zodra de training en systeemtoegang geregeld zijn.
Onze aanpak is gebaseerd op praktijkervaring in Customer Experience-consultancy en operations: helder eigenaarschap, vastgelegde processen en effectieve escalatie.
Lees de volledige werkwijzeKwaliteit en rapportage
Vóór de start spreken we af wat goede service voor uw klanten betekent. Daarna monitoren, coachen en rapporteren we op die maatstaven.
- Kwaliteitscriteria op basis van uw normen en tone of voice
- Regelmatige beoordeling van een steekproef van contacten
- Afgesproken maatstaven zoals reactietijden en oplossing
- Een vast evaluatieritme met uw contactpersoon
Gerelateerde diensten
Specialistische & tweedelijns support
Ondersteuning bij cases die verder onderzoek, product- of proceskennis en coördinatie vragen dan het eerste contactpunt kan bieden.
Bekijk dienst
Dealer- & partnersupport
Een vast aanspreekpunt voor dealer-, distributeurs- en partnernetwerken, dat cases coördineert tussen partners en uw afdelingen.
Bekijk dienst
B2B customer operations
Vragen van zakelijke klanten, accountadministratie en orderopvolging, afgestemd met uw sales-, logistiek- en serviceafdelingen.
Bekijk dienst
Laten we samen het juiste specialistische team voor uw organisatie ontwerpen.
Vertel ons over uw cases, klanten, partners en talen. We nemen contact met u op om te bespreken hoe een toegewijd team eruit zou kunnen zien.